Som EP berättade i förra veckan har kommunens kraftvärmeverk Ena Energi köpt tjänster av konsultföretaget Marklund Solutions sedan 2015 utan att ha handlat upp dessa. 2015 var summan 488 000 kronor och de följande fem åren låg snittbeloppet på drygt 1,2 miljoner per år. Fram till 22 september i år, har Ena Energi betalat nästan 1,3 miljoner till bolaget. Sammanlagt nästan åtta miljoner kronor.
Juristen Sofia Åberg på Upphandlingsmyndigheten förklarar varför det är så viktigt att offentligt styrda myndigheter upphandlar:
– Syftet med hela upphandlingslagstiftningen är att öppna upp för konkurrens. Alla ska ha möjlighet att vara med och man ska inte bara vända sig till en leverantör. På så vis kommer våra gemensamma skattemedel till bäst användning, säger hon.
I det här fallet verkar det som att man struntat i lagen eller kanske inte känt till den.
– Lagstiftningen tar inte hänsyn till uppsåtet. Det spelar ingen roll om du inte ens vet att det finns en lagstiftning, säger hon.
Ena Energis vd Torbjörn Claesson och bolagets ekonomichef Helena Pettersson anställdes 2020 och ingen av dem kan därför svara på varför ingen upphandling gjorts i fallet Marklund Solutions. Men på EP:s begäran har Helena Pettersson gått igenom bolagets dokumenthanteringssystem sedan 2015 för att se om man handlat upp eller skrivit avtal med övriga konsulter man använder.
Förutom de köp Ena Energi gör via inköpscentralen Sinfras upphandlade ramavtal hittar hon egna upphandlade avtal med 14 konsultföretag.
Utöver dessa har man köpt tjänster av 42 konsultföretag (inklusive Marklund Solutions) där varken upphandling, avtal eller dokumentation hittas i systemet. Efter genomgången tror Helena Pettersson att ett antal av dessa köp inte har gått att upphandla eftersom dessa leverantörer är de enda som kunnat erbjuda de aktuella tjänsterna. Saken går dock inte att kontrollera eftersom dokumentation saknas.
Efter att EP frågat om dokumentation av köp från de 42 konsulterna kontaktar Ena Energi en jurist på Sveriges kommuner och regioner, SKR. Efter det samtalet konstaterar Torbjörn Claesson att upphandlingslagen inte ställer krav på dokumentation när värdet av ett köp understiger 100 000 kronor, vilket varit fallet i de allra flesta köptillfällena.
Efter genomgången åt EP kan Ena Energi slå fast att det verkar som om bolaget trots allt lyckats hålla sig under direktupphandlingsgränsen inom de flesta kategorier av tjänster man köpt. Enligt lagen får bolaget direktupphandla tjänster för 1,1 miljoner per år inom respektive kategori, då krävs ingen formell upphandling utan endast en enklare process för att få fram det bästa priset.
De två fall där det borde gjorts en formell upphandling är Marklund Solutions och Hema Energi & Miljö eftersom dessa finns i samma kategori och bara köpen från det förstnämnda företaget överskrider denna gräns.
Torbjörn Claesson har svårt att enkelt kommentera de uppgifter som han nu förevisat EP.
– Vi har ju missat att upphandla Marklund Solutions och Hema Energi, så där har det naturligtvis inte fungerat. I efterhand har vi trott att vi haft avtal och därför har vi ju inte fångat upp de stora beloppen som vi borde. Men i övrigt ser det ut som att det fungerat, säger han.
Att dokumentera allt för att få en enklare överblick över det som köps tror han inte är genomförbart. Men det går att ha koll ändå, menar han. Bland annat i de bokslut som görs varje månad.
– Man ser på kontonivåerna om det görs köp av större dignitet. Visar det sig att det drar iväg så vet man ju att man ska göra upphandling, säger han.
Är det ett tydligt och fungerande system?
– Det är det system vi har idag. Vi har en avtalsdatabas där avtalen finns, vi följer upp inköpen på kontonivå och vi tittar på att köpa in ett inköpssystem för de större inköpen.
Och de avtal som saknas?
– Ja, de finns förstås inte med.
EP:s granskning har fört med sig att bolaget nu börjar se över sina system och hur man arbetar med upphandlingar, säger Torbjörn Claesson.
– Självklart måste vi ha ordning på sånt här. Man ska följa lagar och regler, säger han.
Tidigare i år tipsade en anonym person Konkurrensverket om Ena Energi. Myndigheten prioriterar utredningar som kan få en allmänpreventiv effekt och detta gick man inte vidare med.